Przedsiębiorca handlujący z partnerami w UE jest zobowiązany po przekroczeniu odpowiednich progów do składania deklaracji intrastat przy wewnątzwspólnotowych dostawach lub nabyciach. Takie deklaracje zawierają podobne dane, co dokumenty SAD, używane do zgłoszeń celnych. Ich wypełnianie wymaga sporej wiedzy o terminologii w handlu zagranicznym.

           Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia osoby trzeciej do składania deklaracji INTRASTAT w jego imieniu. Przedstawicielem, tzw. deklarującą stroną trzecią może być osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która sporządza deklaracje statystyczne dla systemu INTRASTAT w imieniu osoby zobowiązanej, dokonującej wewnątrzwspólnotowej wymiany handlowej, na mocy upoważnienia. Przedstawicielem może być: między innymi  agent celny. To od osoby zobowiązanej zależy kto będzie wypełniał i przesyłał deklaracje INTRASTAT.  Istotnym elementem jest to, że upoważnienie do reprezentowania powinno zostać sporządzone w formie pisemnej.

            Dokumenty Intrastat w Polsce wypełniają podmioty, których obroty z państwami członkowskimi UE przekroczyły w poprzednim roku sprawozdawczym oraz te, które w bieżącym roku sprawozdawczym przekroczą statystyczny próg podstawowy o wartości 1.000.000 zł w przywozie lub 1.000.000 zł w wywozie -  zobowiązane są do podawania - dla tego rodzaju obrotu, dla którego próg został przekroczony, określonego zakresu danych na deklaracji INTRASTAT. Podmioty, których obroty z państwami członkowskimi UE przekroczyły w poprzednim roku sprawozdawczym oraz te, które w bieżącym roku sprawozdawczym przekroczą statystyczny próg szczegółowy o wartości 33.000.000 zł w przywozie lub 60.000.000 zł w wywozie, zobowiązane są do wypełniania - dla tego rodzaju obrotu, dla którego próg został przekroczony, wszystkich pól na deklaracji INTRASTAT.

            Dodatkowym wymogiem jest informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach /nabyciach towarów - VAT-UE raz na kwartał. W deklaracji tej podmioty wykazują kody krajów handlu, numery VAT swoich partnerów handlowych oraz wysokość tych obrotów przy wewnątrzwspólnotowych dostawach jak i wewnątrzwspólnotowych nabyciach. Należy zwrócić uwagę na fakt, że to na polskim podmiocie będzie ciążyć obowiązek nie tylko wykazania numeru VAT swojego kontrahenta ale także sprawdzenie czy jest on prawidłowy oraz ważny. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwości dokonania odliczenia VAT.